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Elektronische Patientenakte ohne ePA-App nutzen

Die elektronische Patientenakte (ePA) geht an den Start. Sie sind noch unentschlossen, wissen aber, dass die Nutzung der ePA-App für Sie nicht in Frage kommt? Wir erläutern Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben, Ihre Gesundheitsdaten trotzdem zu verwalten und dem Einstellen bestimmter Informationen zu widersprechen.

Arzt im Gespräch mit junger Frau

Das Wichtigste in Kürze

  1. Die elektronische Patientenakte (ePA) wird schrittweise ab dem 15. Januar 2025 in Modellregionen wie Hamburg eingeführt. Die ePA ist ein digitales System, in dem Befunde, Diagnosen und weitere medizinische Daten gespeichert werden können.
  2. Verbraucherinnen und Verbraucher können der Erstellung der ePA grundsätzlich widersprechen oder den Umgang mit ihren Daten individuell steuern, indem sie das Einstellen von Daten in bestimmten Behandlungskontexten unterbinden oder einzelne Dokumente löschen, verschatten oder sogar einstellen. Auch eine Löschung der ePA kann jederzeit verlangt werden.
  3. Die elektronische Patientenakte lässt sich am besten mit der ePA-App bedienen und aktiv verwalten. Wer das nicht kann oder will, hat es schwerer, seine Rechte wahrzunehmen.
Stand: 14.01.2025

Die elektronische Patientenakte (ePA) startet am 15. Januar 2025 – zunächst in ausgewählten Modellregionen. Hamburg ist eine davon. Für Hamburgerinnen und Hamburger bedeutet das, dass zu Beginn weder direkt alle Funktionen der ePA zur Verfügung stehen noch alle Arztpraxen und medizinischen Einrichtungen angeschlossen sein werden. Es handelt sich um einen mehrstufigen Prozess: Die bundesweite Einführung der ePA ist zwar für Februar geplant, kann sich aber – je nach Erfolg der Testphase – verschieben, und die einzelnen Funktionen kommen ohnehin erst nach und nach hinzu. 

Wir haben für Sie wichtige Informationen zur ePA zusammengefasst und erklären, was Sie tun können, wenn Sie die ePA nicht über die ePA-App verwalten möchten.

Wie kann ich der ePA widersprechen?

Wenn Sie nicht möchten, dass für Sie eine elektronische Patientenakte angelegt wird, müssen Sie dem widersprechen. Den Widerspruch richten Sie an Ihre Krankenkasse. Das Gesetz gibt keine Form vor, wie der Widerspruch gegen die ePA zu erheben ist. Sie können also auch telefonisch widersprechen oder einen Brief schreiben. Einige Krankenkassen schränken die Kommunikationswege zu Unrecht ein.

Musterbrief für Widerspruch und Löschung

Mit unserer Musterbrief-Vorlage (RTF-Dokument) können Sie ein passendes Schreiben aufsetzen, um der elektronischen Patientenakte zu widersprechen bzw. deren Löschung zu verlangen.

Wie kann ich Einfluss auf Daten in der ePA nehmen?

Eine wichtige Einflussmöglichkeit für Sie ist der Widerspruch in medizinischen Einrichtungen. Dabei widersprechen Sie nicht der ePA insgesamt, sondern dem Einstellen von Daten in diesem Behandlungskontext. Widersprechen Sie mündlich direkt vor Ort in der Praxis oder Klinik mündlich, dürfen keine Informationen in Ihrer ePA hinterlegt werden.

Achtung, Ihr Widerspruch gilt dabei nur für die konkrete Behandlung: Sie müssen also spätestens dann, wenn Sie Ihre Gesundheitskarte dort neu nutzen erneut widersprechen. Der Widerspruch verhindert allerdings nicht, dass auf die bereits in der ePA vorhandenen Daten zugegriffen, diese gelesen und heruntergeladen werden können.

Gut zu wissen

Sollen Daten in Ihre ePA eingestellt werden, die dazu führen können, dass Sie diskriminiert oder stigmatisiert werden, müssen Sie ausdrücklich über Ihr Widerspruchsrecht aufgeklärt werden. Die betrifft insbesondere psychische Erkrankungen und Daten zu sexuell übertragbaren Krankheiten oder zu Schwangerschaftsabbrüchen. Nicht explizit genannt ist zum Beispiel eine beginnende Demenz. Daten aus genetischen Untersuchungen dürfen nur dann in Ihrer ePA erfasst werden, wenn Sie ausdrücklich vorher zugestimmt haben.

Musterbrief für Einschränkungen

Mit unserer Musterbrief-Vorlage (RTF-Dokument) können Sie ein passendes Schreiben aufsetzen, um das Einstellen bestimmter Informationen in Ihre elektronische Patientenakte zu unterbinden und den Zugriff auf Ihre ePA teilweise einzuschränken .

Wie kann ich den Zugriff auf die ePA beschränken?

Krankenhäuser, Arztpraxen, Apotheken und andere medizinische Einrichtungen haben standardmäßig Zugriff auf Ihre elektronische Patientenakte. Wenn zum Beispiel eine Arztpraxis Ihre Gesundheitskarte einliest, erhält sie automatisch 90 Tage lang Einblick, kann die enthaltenen Informationen lesen und auch herunterladen. So kann etwa Ihr Hausarzt oder Ihre Hausärztin auf Ihr Zahn-Bonusheft zugreifen oder sich die Abrechnungsdaten der Krankenkasse anzeigen lassen oder die Daten, die ein anderer Mediziner eingestellt hat, einsehen. Dieser Zeitraum startet immer wieder neu, wenn die Gesundheitskarte eingelesen wird. 

Wenn Sie dies verhindern wollen, genügt ein Widerspruch in der Praxis nicht. Hierfür müsste entweder Ihr Vertreter oder Ihre Vertreterin (mehr dazu weiter unten im Text) den Zugriff sperren oder Sie müssen sich an die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse wenden. Sie können den Zugriffszeitraum sperren, verkürzen, aber auch verlängern lassen.

Wie kann ich die ePA über die Ombudsstelle steuern?

Wenn Sie selbst nicht in der Lage sind, Ihre ePA zu verwalten, müssen Ihnen die Ombudsstellen der Krankenkassen bei allen Fragen und Problemen rund um die Nutzung der ePA zur Seite stehen. Die Ombudsstellen nehmen auch Widersprüche entgegen. 

Bei den Ombudsstellen können Sie nicht nur einen Antrag zur Löschung der gesamten ePA einreichen, sondern auch nur Teilbereichen, zum Beispiel einer Medikationsliste widersprechen, oder unterbinden, dass die Krankenkasse Abrechnungsdaten einstellt und/oder Sie auf der Grundlage dieser Abrechnungsdaten über persönliche Gesundheitsrisiken informiert oder Ihre Daten an das Forschungsdatenzentrum überträgt. 

Von der Ombudsstelle können Sie zudem ein Protokoll darüber erhalten, wer Daten eingestellt und wer auf Daten zugegriffen hat. Alle Krankenkassen müssen Ombudsstellen einrichten. Allerdings sind die Krankenkassen noch nicht so weit: Die Techniker Krankenkasse (TK) zum Beispiel hat noch keine Ombudsstelle.

Musterbrief für Protokoll

Mit unserer Musterbrief-Vorlage (RTF-Dokument) können Sie ein passendes Schreiben verfassen, um bei der Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse ein Zugriffs- und Verwaltungsprotokoll Ihrer ePA anzufordern...

Gut zu wissen

Die Krankenkasse kann nicht auf Ihre elektronische Patientenakte zugreifen. Sie darf nur Daten einstellen, aber keine Daten auslesen. Sie hat daher also keine Möglichkeit zum Beispiel Arztberichte zu lesen. 

Wie lege ich eine Vertretung für mich fest?

Sie können in der ePA bis zu fünf Personen festlegen, die Ihre Anliegen vertreten. Diese müssen selbst bei ihrer Krankenkasse einen Zugriff zur ePA-App haben (jede Krankenkasse hat ihre eigene ePA-App für ihre Versicheten). Ihr künftiger Vertreter oder Ihre künftige Vertreterin braucht zwar nicht selbst eine ePA zu führen; er oder sie muss aber gesetzlich versichert sein und sich für die ePA registriert haben. Diese Personen haben dann alle Rechte, die auch Sie besitzen: 

  • Sie können Zugriffsbefugnisse erteilen oder entziehen.
  • Sie können Dokumente verwalten (hochladen, verschatten, löschen).
  • Sie können Protokolle einsehen, um zu erkennen, wer Zugriff auf Ihre ePA genommen hat. 

Der Verteter oder die Verteterin kann aber nicht Ihre gesamte ePA löschen, weitere Personen als Vertretung benennen oder dieses Recht entziehen. 

Bedenken Sie: Die Benennung eines Vertreters oder einer Vertreterin setzt voraus, dass Sie dieser Person uneingeschränkt vertrauen. Sie können die Vetretungsbefugnis nicht beschränken, sondern nur insgesamt entziehen. Eine Befristung ist nicht möglich, ebenso wenig können Sie die Vertretung an Bedingungen knüpfen. Die Vertretung können Sie nur über die ePA-App entziehen, nicht über die Ombudsstelle. Das kann dann zu einem Problem werden, wenn Sie das Vertrauen in eine Sie vertretende Person verlieren, diese sich aber weigert, ihre Vertretungsbefugnis zu löschen.

Sind Betreuer und Vorsorgebevollmächtigte automatisch auch vertretende Personen für die ePA?

Betreuerinnen und Betreuer haben nach unserer Ansicht nur dann die Möglichkeit, Ihre ePA zu verwalten, wenn der Aufgabenkreis Gesundheitssorge von der Betreuung umfasst ist. Dasselbe gilt für Vorsorgebevollmächtigte. Die in den meisten „Generalvollmachten“ genannten Aufgaben werden auch hier eine Vertretung umfassen.

Wann wird die ePA gelöscht?

Alle gesetzlich versicherten Verbraucherinnen und Verbraucher erhalten eine ePA, auch Kinder und Jugendliche. Zunächst entscheiden die Eltern, ab Vollendung des 15. Lebensjahres können Jugendliche der ePA selbst widersprechen. Die ePA wird auf Ihren Wunsch jederzeit gelöscht, spätestens aber zwölf Monate nachdem die Krankenkasse von Ihrem Tod erfahren hat. 

Musterbrief für Löschung

Mit unserer Musterbrief-Vorlage (RTF-Dokument) können Sie die Löschung Ihrer elektronischen Patientenakte verlangen.

Was gilt für Menschen mit einer privaten Krankenversicherung?

Verbraucherinnen und Verbraucher mit einer privaten Krankenversicherung bekommen nur dann eine ePA, wenn ihr Versicherer diese einführt. Die Versicherungsgesellschaft sind aber nicht verpflichtet dazu. Bieten private Krankenversicherer eine ePA an, dann müssen die Versicherten auch hier widersprechen, wenn sie keine ePA wollen.

Habe ich Nachteile ohne ePA?

Ihre medizinische Behandlung darf nicht schlechter sein, nur weil Sie keine ePA führen. Man darf Ihnen zum Beispiel keine notwendige Untersuchung verweigern, weil es sein könnte, dass es Daten in der ePA gibt, die diese (erneute) Untersuchung überflüssig erscheinen lassen. Es bliebe alles beim Alten. Wir raten Ihnen aber dann dazu, Ihren Arzt der Ihre Ärztin aktiv über Voruntersuchungen und deren Ergebnisse zu informieren. Auch sollten Sie neben Ihrer elektronischen Gesundheitskarte einen Allergie-Pass oder – bei chronischen Erkrankungen – eine Medikamentenliste bei sich führen. 

Patientenakte beim Arzt und ePA – ist das dasselbe?

Nein, nach wie vor müssen Ihr Arzt / Ihre Ärztin, das Krankenhaus oder auch Ihr Pflegedienst eine eigene Dokumentation über Ihre Behandlung in Form einer Patientenakte führen. Daran ändert die ePA nichts. Ein Teil dieser Dokumentation, zum Beispiel Befundberichte oder Laborwerte werden in die ePA eingestellt. Es gibt also eine Schnittmenge. Ihr Recht auf Einsicht in Ihre Patientenakte beim Arzt oder im Krankenhaus ist unabhängig von der ePA. Das ist wichtig, wenn Sie zum Beispiel einen Behandlungsfehler vermuten und eine kostenlose Kopie Ihrer Patientenakte anfordern.

Wo erhalte ich weitere Informationen zur ePA?

Die Krankenkassen sind gesetzlich verpflichtet, Ihnen umfassendes Informationsmaterial zur Verfügung zu stellen. Jede Krankenkasse nutzt Informationen des GKV-Spitzenverbandes mit eigener Formatierung. Wenn Sie nicht die Möglichkeit haben, sich diese Informationen herunterzuladen, wenden Sie sich an Ihre Krankenkasse oder deren Ombudsstelle.

Ist die ePA das Richtige für mich?

Für die ePA sollten Sie sich dann entscheiden, wenn Sie möchten, dass alle behandelnden Personen sich möglichst umfassend über Ihre Behandlung informieren können. 

Gegen die ePA sollten Sie sich entscheiden, wenn es Sie verunsichert, nicht ohne weiteres nachvollziehen zu können, was in Ihrer ePA steht und wer auf Ihre Daten zugegriffen hat. 

Wenn Sie Ihre Haltung nicht so klar formulieren können, sollten Sie Ihre Entscheidung in Ruhe abwägen: Gibt es eine Person, die Sie als Vertretung benennen wollen, die Ihre ePA für Sie führt und mit der Sie gemeinsam Einstellungen vornehmen können? Trauen Sie sich zu, über die Ombudsstelle Ihrer Krankenkasse Einstellungen an Ihrer ePA vornehmen zu lassen? Ist die Ombudsstelle für Sie erreichbar? Wollen Sie vielleicht lieber warten, bis die „Kinderkrankheiten“ der ePA, die bei einem so umfassenden Digitalisierungsprojekt wahrscheinlich auftreten werden, überwunden sind? 

Unser Angebot

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